CEL POLITYKI PRYWATNOŚCI

Celem niniejszej Polityki Prywatności jest wykonanie obowiązków informacyjnych przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), wyjaśnienie zasad, na jakich przetwarzane są udostępnione przez Państwa dane osobowe oraz omówienie podstawowych praw związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

 

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  • Administratorem danych osobowych (Administrator) czyli osobą odpowiedzialną za przetwarzanie danych osobowych jest Speedway Freight Services (Poland) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni, adres: ul. Popiela 26/2, 81-547 Gdynia, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000491996, posiadająca numery NIP 958-166-45-21 oraz REGON 222009124 i kapitał zakładowy w wysokości 80 000,00 zł.
  • Z Administratorem można kontaktować się:
    • pisemnie (pocztą) na adres: ul. Popiela 26/2, 81-547 Gdynia,
    • drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej: adm@sfspoland.com.
  • Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych i nie ma takiego obowiązku.

 

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  • Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora wtedy, gdy jest to wymagane do prowadzenia przez niego działalności gospodarczej i świadczenia przez niego usług w celach:
    • przedstawienia oferty na usługi Administratora na skutek Państwa zainteresowania i zawarcia umowy,
    • realizacji zawartej umowy,
    • wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, w szczególności dokonania rozliczenia umowy i należności publicznoprawnych, w tym w szczególności wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych przez czas określony właściwymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi oraz obsługi reklamacji,
    • analitycznych, lepszego doboru usług do potrzeb Klientów Administratora, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o potrzebach rynku, analizy finansowej Administratora, będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
    • archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora celem zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,
    • ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
    • badania satysfakcji Klientów, będącego realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora, określania jakości obsługi oraz poziomu zadowolenia Klientów z produktów i usług,
    • oferowania Państwu bezpośrednio (marketing bezpośredni) produktów i usług firm współpracujących z Administratorem (naszych partnerów), w tym dobierania ich pod kątem Państwa potrzeb,
    • prowadzenia strony internetowej i jej prawidłowego działania, w zakresie funkcjonalności serwisu, tj. możliwości i sposobu jej wykorzystania przez użytkowników, zgodnie z preferencjami Administratora jak i użytkowników zewnętrznych serwisu.

 

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH W RAMACH ŚWIADCZONYCH USŁUG

  • Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim Państwa dane osobowe są konieczne do wykonania umowy łączącej Państwa z Administratorem lub do wykonania zleconej mu usługi, oparte jest na art. 6 ust. 1 pkt b RODO. Udostępnienie Administratorowi Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale równocześnie w zakresie, w jakim poprawność i prawidłowość danych osobowych wpływa w istotny sposób na możliwość należytego wykonania zleconych czynności przez Administratora, stanowi warunek zawarcia umowy lub warunek wykonania usługi na Państwa rzecz przez Administratora.
  • Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim wynika z konieczności wypełnienia przez Administratora obowiązków prawnych dotyczących prawidłowego wykonywania zleconych usług oraz wykonywania innych czynności związanych z prowadzoną przez Administratora działalnością w sposób odpowiadający wymogom odrębnych przepisów, w szczególności wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów rachunkowych i podatkowych, oparte jest na art. 6 ust. 1 pkt c i f RODO.
  • Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w jakim Państwa dane osobowe są konieczne do wykonywania czynności w ramach prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej z innych powodów niż wskazane w ust. 6 i 7 oparte jest na art. 6 ust. 1 pkt f RODO.
  • Nawiązanie przez Państwa kontaktu z Administratorem poczytuje się za zgodę na użycie udostępnionych przez Państwa danych osobowych przez Administratora za pośrednictwem wskazanego przez Państwa kanału komunikacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO).
  • Mogą Państwo ponadto wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach analitycznych i marketingowych, tj. zgody wyrażonej dla umożliwienia sprawnego i dopasowanego do Państwa potrzeb świadczenia usług przez Administratora w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO).
  • Zgodę udzieloną Administratorowi na przetwarzanie danych osobowych innych niż niezbędne w celach opisanych w punktach 6, 7 i 8 powyżej oraz zgodę udzieloną Administratorowi na przetwarzanie danych osobowych innych w celu opisanym w punkcie 10 powyżej można w każdej chwili cofnąć, informując o tym Administratora w sposób umożliwiający mu realizację żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych.

 

ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  • Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w oparciu o wskazane powyżej w punktach 6-11 podstawy, w takim zakresie w jakim:
    • jest to niezbędne lub celowe do wykonania przez Administratora usługi dla Państwa lub umowy z Państwem lub innym podmiotem uprawnionym do przetwarzania Państwa danych osobowych (tj. podmiotem uprawnionym do ich udostępniania lub powierzenia ich przetwarzania Administratorowi),
    • jest to niezbędne do zapewnienia zgodności działania Administratora z obciążającymi go obowiązkami prawnymi,
    • użycie Państwa danych osobowych leży w prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z wyjątkiem sytuacji, gdy interes Administratora ustępuje Państwa interesom lub podstawowym prawom i wolnościom,
      wyrazili Państwo na to zgodę, jeżeli zgoda taka jest stosowna lub wymagana przez prawo.
  • Administrator pozyskuje Państwa dane osobowe:
    • gdy kontaktują się Państwo z Administratorem poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej, wiadomość e-mail, telefonicznie lub w inny sposób,
    • w ramach prowadzonej działalności z ogólnodostępnych rejestrów, legalnych baz danych lub od innych podmiotów uprawnionych do przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli Państwa dane osobowe są niezbędne do świadczenia usług przez Administratora lub wykonywania przez niego innych czynności w ramach prowadzonej działalności,
    • w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Państwem lub z innym podmiotem uprawnionym do przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli Państwa dane są konieczne albo potrzebne do wykonania tej umowy,
    • gdy korzystają Państwo ze strony internetowej Administratora.

 

KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

  • Kategorie i zakres gromadzonych lub przetwarzanych przez Administratora danych osobowych uzależniony jest ściśle od okoliczności uzasadniających gromadzenia lub przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Administratora.
  • Dane osobowe gromadzone i przetwarzane przez Administratora obejmują następujące kategorie:
    • imię i nazwisko,
    • numery identyfikacyjne: PESEL, NIP lub REGON,
    • adres zamieszkania/adres korespondencyjny,
    • inne dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej,
    • informacje finansowe dotyczące płatności za usługi Administratora,
    • informacje generowane automatycznie – np. adres IP, unikalny numer urządzenia lub użytkownika, rodzaj systemu i wyszukiwarki, odwiedzane strony internetowe, informacje o strumieniu kliknięć i lokalizacji urządzenia.

 

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  • Administrator nie przechowuje danych osobowych dłużej niż to konieczne dla celów, dla których zostały one pozyskane.
  • Okresy retencji danych osobowych przez Administratora dla poszczególnych celów Administratora są następujące:
    • zapytanie o ofertę lub zgłoszenie potrzeby kontaktu – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu z Administratorem,
    • w przypadku wykonania umowy lub usługi – przez czas niezbędny do realizacji umowy lub usługi oraz przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy lub usługi, w tym przedawnienia zobowiązań podatkowych,
    • w przypadku stałej współpracy – usługi – przez czas tej współpracy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do pełnego rozliczenia współpracy lub przedawnienia roszczeń wynikających z tej współpracy, w tym przedawnienia zobowiązań podatkowych,
    • marketing przyszły (zgody dodatkowe) – przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Państwa strony,
    • pozostałe cele oparte na uzasadnionym interesie Administratora – przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.
  • Po upływie okresu przechowywania dane osobowe podlegają usunięciu. Dane osobowe mogą zostać zachowane przez Administratora tylko w sytuacji, gdy istnieje uzasadniona podstawa prawna zobowiązująca Administratora do zachowania danych osobowych w innym celu niż zostały przez Administratora pozyskane (art. 6 ust. 1 lit c RODO).

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH OSOBOM TRZECIM

  • Państwa dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom danych tylko w przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych albo innych stosownych umów zawieranych z organami publicznymi lub podmiotami świadczącymi na rzecz Administratora usługi, z którymi wiąże się przetwarzanie danych osobowych, dla których administratorem jest Administrator, potrzebnych Administratorowi w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
  • Zgodnie z powyższym, Administrator może udostępniać Państwa dane osobowe innym odbiorcom w następujących przypadkach:
    • gdy taki obowiązek wynika z przepisów obowiązującego prawa, m.in. organom państwowym,
    • partnerom, współpracownikom lub pracownikom Administratora, gdy jest to niezbędne w celu realizacji usługi, wykonania umowy lub prawidłowego prowadzenia działalności przez Administratora, z zastrzeżeniem punktu 21 polityki prywatności,
    • podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu Administratora na podstawie zawartej umowy w celu świadczenia określonych w tej umowie usług, np.: usług teleinformatycznych, takich jak hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych, księgowość, obsługa prawna, gdy jest to niezbędne Administratorowi w celu realizacji usługi, wykonania umowy lub prawidłowego prowadzenia działalności przez Administrator, w tym do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.

 

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

  • Jeśli w ramach prowadzonej działalności dane osobowe przekazywane będą do odbiorców w krajach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarowania, takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską, na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej oraz dodatkowych zabezpieczeń albo na podstawie Państwa wyraźnej zgody przy zastosowaniu zabezpieczeń prawnych i technicznych obowiązujących u Administratora w oparciu o Państwa zgodę.
  • Administrator korzysta z usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, W ramach korzystania z ww. usług i technologii przekazujemy dane osobowe podmiotom ze Stanów Zjednoczonych, które zostały objęte zakresem decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej nr 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 roku na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE–USA.

 

SPOSÓB PRZETWARZANIA DANYCH

  • Administrator dokłada uzasadnionych starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
  • Administrator nie podejmuje wobec Państwa istotnych decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym na profilowaniu.

 

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE OSOBOWE DOTYCZĄ

  • W zakresie, w jakim to nie jest sprzeczne z odrębnymi przepisami, mają Państwo prawo żądać od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa osoby, ich sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, przeniesienia lub ograniczenia przetwarzania.
  • Przysługuje Państwu również prawo do:
    • wniesienia do Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.
    • wniesienia skargi na działania Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • Skorzystać z powyższych praw jak i uzyskać więcej informacji na temat praw przysługujących Państwu w związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych, jak również ewentualnych innych administracyjnych lub cywilnych środków ochrony prawnej, można kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w punkcie 2. polityki prywatności.